WEBINAR: ATURAN ATAU TATA TERTIB BESERTA CONTOH

Webinar adalah singkatan dari website seminar. Webinar adalah seminar yang dilakukan secara daring dengan bantuan aplikasi atau program panggilan video (video call). Agar webinar berjalan dengan baik, maka webinar haruslah diatur sedemikian rupa. Berikut adalah beberapa aturan atau tata tertib webinar.

Hal yang perlu diketahui, webinar mengandalkan audio dan visual, tentu saja setelah jaringan internet. Maka hal yang perlu diatur dan dalam pelaksanaan webinar adalah bagaimana audio dan visual pembicara dan peserta. Sebelum webinar dimulai periksalah audio dan visual pembicara.

1. Waktu Webinar

Waktu webinar perlu diatur agar peserta mengetahui kapan dapat bergabung. Aturlah waktu membuka ruangan virtual 10-15 menit sebelum waktu webinar dimulai. Informasikan kepada peserta durasi webinar.

2. Tampilan layar

Aturlah bagaimana tampilan layar selama webinar. Wajib menggunakan latar tertentu atau tidak. Kelebihan menentukan latar tertentu selama webinar adalah tampilan layar peserta seragam dan webinar “terlihat” lebih teratur. Adapun kelemahannya adalah, wajah peserta sulit untuk dikenali, sebab tidak semua orang memiliki latar hijau (green screen) untuk mengubah latar layar.

Sebaiknya untuk aturan penggunaan latar ini, diberikan pilihan kepada peserta jangan diwajibkan. Latar layar dapat disediakan, namun berikan pilihan kepada peserta, boleh menggunakan latar atau tidak, jangan diwajibkan.

3. Pakaian

Aturlah bagaimana peserta harus berpakaian, sesuaikan dengan webinar. Periksa kembali tujuan diadakan webinar, siapa pembicara, dan siapa peserta yang ditargetkan.

Jika webinar tersebut adalah webinar resmi kenegaraan atau pemerintahan, sebaiknya peserta diminta untuk berpakaian resmi, misal batik atau kemeja. Adapun jika webinar yang diadakan adalah webinar pengembangan diri, pendidikan, keuangan, dan lainnya yang bertujuan agar peserta dapat menguasai kemampuan tertentu, baiknya peserta cukup diwajibkan untuk berpakian sopan dan rapi.

4. Kamera

Aturlah bagaimana penggunaan kamera. Apakah semua peserta wajib menyalakan kamera atau tidak. Biasanya, semua webinar mewajibkan peserta untuk menghidupkan kamera. Menghidupkan kamera adalah hal yang penting ketika mengadakan webinar. Hal ini dapat membantu pembicara untuk tahu bagaimana kondisi atau reaksi peserta webinar.

5. Mikrofon

Mikrofon adalah hal paling penting yang harus diatur. Aturlah penggunaan mikrofon ketika ingin melaksanakan kegiatan webinar. Buatlah aturan peserta harus mematikan mikrofon selama pembicara sedang meyampaikan materi. Bila perlu, operator dapat mematikan mikrofon peserta hingga sesi tanya jawab.

Buatlah aturan, ketika ingin memberikan pertanyaan peserta diwajibkan untuk mengangkat tangan dengan menggunakan fitur emotikon. Peserta juga dapat mengajukan diri lewat kolom chat. Moderator dapat memilih peserta yang diizinkan untuk bertanya. Peserta yang ditunjuk boleh menyalakan mikrofon (dibantu oleh operator jika perlu).

Alternatif lain, moderator dapat membacakan pertanyaan yang ada di kolom chat. Jenis pertanyaan ditentukan, berapa yang dapat bertanya secara lisan maupun tulis. Sebab, tidak semua pertanyaan harus dijawab.

6. Identitas

Aturlah bagaimana peserta menuliskan identitas mereka pada tampilan. Apakah harus menulis nama lengkap beserta asal (daerah/intansi/kelompok) atau cukup dengan nama panggilan saja. Hal ini diperlukan agar pembicara dapat mengenal dengan siapa dia berbicara, sehingga dapat menyesuaikan topik atau bahasan yang akan dibahas. Bahkan peserta dengan peserta lainnya dapat saling mengenal selama webinar.

7. Sertifikat (Jika Ada)

Aturlah bagaimana cara peserta mendapatkan sertifikat. Informasikan kapan peserta dapat memeroleh sertifikat. Hal ini penting sebab, biasanya selain ilmu, tujuan peserta untuk ikut webinar adalah sertifikat.

Webinar dengan peserta yang banyak, biasanya adalah webinar gratis yang memberikan sertifikat pada peserta webinar. Sebaiknya, ketika ingin mengadakan webinar, tulislah pada poster webinar apa saja yang mereka peroleh ketika ikut webinar tersebut.

Contoh Aturan/Tata Tertib Selama Webinar:

------------------------

Halo, Terima kasih sudah bergabung

Agar webinar kita berjalan dengan baik dan lancar

Peserta webinar wajib mengikuti aturan webinar

Berikut Adalah Aturan/Tata Tertib Webinar

1. Webinar akan dimulai pukul 10.00 WIB

2. Room dibuka 15 menit sebelum webinar dimulai.

3. Peserta wajib masuk room 10 menit sebelum webinar dimulai.

4. Peserta wajib mengaktifkan kamera (menggunakan latar jika mendukung).

5. Peserta wajib berpakaian sopan dan rapi.

6. Peserta wajib mematikan mikrofon, selama webinar.

7. Mikrofon dapat diaktifkan ketika sesi tanya jawab.

8. Peserta wajib mengganti nama tampilan dengan format berikut:

    Nama Lengkap_Asal (daerah/instansi/sekolah)

9. Room chat WAG akan dibuka selama webinar.

Terima Kasih Atas Kerja Samanya.

Catatan:

Sertifikat akan dikirim otomatis melalui email (7 hari setelah webinar).

Pastikan sudah mengisi absen kehadiran di awal dan akhir webinar ya.

------------------------

Demikian penjelasan tentang aturan atau tata tertib webinar. Jika ada yang ingin didiskusikan, dapat menuliskannya di kolom komentar.

Lokasi:

Berbagi :